Polityka Prywatności CityNook
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych przez CityNook Jakub Skotarek, z siedzibą przy ul. Janusza Zeylanda 12/3, NIP: 7792591918. Dokument opisuje sposób pozyskiwania, wykorzystywania, zabezpieczania i przechowywania danych w związku z korzystaniem z usług CityNook, w tym z rezerwacji salek, korzystania ze strony internetowej, kontaktu z Administratorem oraz przebywania na terenie lokalu, w którym działa monitoring wizyjny.
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Wszelkie pytania dotyczące danych osobowych można kierować na adres: biuro@citynook.pl.
Przetwarzane dane i sposób ich pozyskiwania
Podczas korzystania z usług CityNook mogą być przetwarzane dane takie jak: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, dane niezbędne do wystawienia faktury (firma, adres, NIP), informacje związane z rezerwacją (data, godzina, czas, numer rezerwacji), dane przekazywane poprzez formularze kontaktowe, zgłoszenia reklamacyjne oraz wiadomości przesyłane do Administratora.
W przypadku płatności online dane płatnicze przetwarza wyłącznie operator Przelewy24 zgodnie ze swoimi zasadami – Administrator nie posiada dostępu do tych danych.
Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika, poprzez system rezerwacji online, formularze na stronie, korespondencję e-mail, kontakt telefoniczny, a także automatycznie za pomocą plików cookies oraz narzędzi analitycznych i marketingowych, takich jak Google Analytics czy Meta Pixel. W lokalu funkcjonuje monitoring wizyjny, który rejestruje obraz podczas pobytu na terenie obiektu, bez nagrywania dźwięku.
Cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi rezerwacji salek, realizacji zawieranych umów, udzielania odpowiedzi na zapytania, prowadzenia korespondencji, obsługi reklamacji i skarg oraz zapewnienia kontaktu z klientem. Dane są również wykorzystywane w celach księgowych i podatkowych, w tym podczas wystawiania faktur oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji.
Administrator przetwarza dane także w celach marketingowych – wysyłki newslettera, wiadomości SMS, a także prowadzenia kampanii reklamowych w internecie, jeżeli użytkownik wyraził na to zgodę. Pliki cookies oraz narzędzia analityczne służą statystyce, optymalizacji działania strony oraz personalizacji wyświetlanych treści i reklam.
Dane z monitoringu wizyjnego służą zapewnieniu bezpieczeństwa osób przebywających w lokalu, ochronie mienia i zapobieganiu nadużyciom. W przypadku incydentów nagrania mogą być zabezpieczone jako materiał dowodowy.
Administrator może także przetwarzać dane w celu dochodzenia roszczeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających i archiwizacji dokumentów.
Podstawy prawne przetwarzania
Podstawą przetwarzania danych jest przede wszystkim konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, w szczególności w związku z rezerwacją salek i świadczeniem usług. Dane mogą być przetwarzane również w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających m.in. z przepisów podatkowych.
W niektórych przypadkach dane przetwarzane są na podstawie zgody użytkownika, w szczególności w obszarze marketingu oraz korzystania z plików cookies. Administrator przetwarza dane także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, którym jest m.in. prowadzenie monitoringu wizyjnego, ochrona przed nadużyciami, prowadzenie statystyk, archiwizacja dokumentów oraz dochodzenie roszczeń.
Podanie danych w zakresie niezbędnym do dokonania rezerwacji jest konieczne – ich brak uniemożliwia świadczenie usług. Dane wykorzystywane na potrzeby marketingowe są dobrowolne i ich podanie nie wpływa na możliwość korzystania z usług.
Odbiorcy danych i przekazywanie poza UE
Dane mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności dostawcom usług IT i hostingu, firmie księgowej, operatorowi płatności Przelewy24, firmom zapewniającym obsługę systemu rezerwacji, podmiotom odpowiedzialnym za działania marketingowe (w tym Meta i Google), firmom świadczącym usługę monitoringu oraz podmiotom obsługującym newsletter lub SMS.
Dane mogą być udostępniane organom państwowym, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Meta Ads, Google Analytics oraz innych usług internetowych może dochodzić do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Odbywa się to wyłącznie na podstawie obowiązujących mechanizmów prawnych, takich jak Standardowe Klauzule Umowne.
Pliki cookies
Strona internetowa CityNook korzysta z plików cookies niezbędnych do prawidłowego działania strony, a także z plików analitycznych, które pozwalają badać sposób korzystania ze strony i optymalizować jej funkcjonowanie. Pliki marketingowe umożliwiają kierowanie dopasowanych reklam, w szczególności w ramach narzędzi takich jak Google Analytics czy Meta Pixel. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce.
Strona korzysta z usług zewnętrznego dostawcy hostingu.
Monitoring wizyjny
Na terenie lokalu prowadzony jest monitoring wizyjny obejmujący zarówno wnętrze salek, jak i części wspólne oraz teren przed wejściem do lokalu. Monitoring nie rejestruje dźwięku. Jego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa klientów i pracowników, ochrona mienia oraz zapobieganie incydentom.
Nagrania z monitoringu przechowywane są przez okres 30 dni, chyba że wymagane jest ich dłuższe przechowywanie w związku z prowadzonym postępowaniem.
Profilowanie
Administrator nie podejmuje względem użytkowników decyzji w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne. Dane mogą być wykorzystywane do podstawowego profilowania marketingowego, polegającego na dopasowaniu reklam do aktywności użytkownika na stronie, co nie wpływa na prawa ani wolności użytkownika.
Okres przechowywania danych
Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane. Dane związane z rezerwacjami przechowywane są przez 12 miesięcy, dane księgowe – przez 5 lat zgodnie z przepisami. Dane wykorzystywane w komunikacji i korespondencji mogą być przechowywane do 3 lat, natomiast dane związane z reklamacjami – do czasu przedawnienia roszczeń. Dane marketingowe są przetwarzane do momentu wycofania zgody przez użytkownika.
Prawa osób, których dane dotyczą
Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem: biuro@citynook.pl.